第一章 总则

第一条 为加强云南省环境保护产业协会（以下简称“协会”）团体标准工作过程中文件管理，确保文件的科学性、有效性、权威性以及合规性，保障团体标准制修订、实施等工作的顺利进行，根据《云南省环境保护产业协会团体标准管理办法》、《云南省环境保护产业协会印章、文件管理制度》等有关规定，制定本管理制度。

第二条 本制度适用于协会团体标准工作过程中所涉及的制度文件、团体标准文本文件、工作文件的管理。

第三条 本制度所称制度文件，是指协会为统一管理团体标准工作所制定的制度文件，包括但不限于相关工作管理制度、管理办法、制修订程序文件等。

本制度所称团体标准文本文件，是指由协会组织正式发布的团体标准以及制修订过程中的阶段性文本文件。

本制度所称工作文件，是指协会团体标准制修订过程中形成的除团体标准文本文件之外的其他文件，包括但不限于项目提案、编制说明、意见反馈表、会议纪要等。

第四条 团体标准文件管理遵循科学性、系统性、规范性和保密性原则。

第五条 协会秘书处负责团体标准文件管理工作。

第二章 文件编号规则

第六条 制度文件按编制完成时间的年月号进行编号。

第七条 团体标准文本文件的编号：

（一）正式发布的团体标准文件号以团体标准号为准，协会团体标准号，由团体标准号（T）、社会团体（YNAEPI）、团体标准顺序号和发布年号组成；

（二）制修订过程中的阶段性文本文件按制修订环节阶段名称以及编制完成时间的年月号进行编号。

第八条 工作文件按编制完成时间的年月号进行编号。

第三章 文件归档与保存

第九条 文件的归档要求：

（一）制度文件单独归档，团体标准文本文件与工作文件按单个团体标准全生命周期阶段统一归档；

（二）文件完成后应及时归档；

（三）归档的文件应保证内容完整性、格式准确性。

第十条 文件保存采用电子与纸质双轨保存模式。

第十一条 团体标准文件存档期限不少于5年。

第十二条 团体标准文件的借阅需经协会秘书处批准后方可借阅。

第十三条 协会秘书处应定期对存档文件进行整理，对于超出存档期限的文件，按相关规定进行销毁，并记录。

第四章 附则

第十四条 本制度由云南省环境保护产业协会负责解释。

第十五条 本制度自公布之日起实施。